Thiết bị đồ dùng khách sạn nhà hàng cao cấp

Lễ tân khách sạn và 05 tiêu chí cần thiết

Lễ tân khách sạn đang là ngành nghề được nhiều người lựa chọn hiện nay. Vậy để trở thành lễ tân khách sạn cần những tiêu chí như thế nào? 

Tìm hiểu về công việc của một lễ tân khách sạn
Tìm hiểu về công việc của một lễ tân khách sạn

“Cơn sốt” du lịch chưa hề có dấu hiệu hạ nhiệt, ngược lại còn đang không ngừng tăng lên trong những năm gần đây. Không chỉ tập trung ở các thành phố lớn, những địa điểm nổi tiếng mà du lịch còn phát triển ở cả những vùng quê. 

Điều đó được xem là cơ hội vàng để phát triển vững chắc các dịch vụ đi kèm như nhà hàng, khách sạn. Nhanh chóng nắm bắt được xu hướng phát triển của xã hội, nhiều người trẻ quyết định lựa chọn ngành khách sạn để phát triển tương lai, mong muốn trở thành một lễ tân khách sạn. 

Nhưng bạn đã hiểu rõ được thế nào là lễ tân khách sạn? Công việc và yêu cầu cần có để trở thành nhân viên lễ tân khách sạn là gì?

Bài viết dưới đây với những thông tin khách quan, chọn lọc hi vọng sẽ giúp bạn có cái nhìn đa chiều, hài lòng khi đưa ra lựa chọn của mình.

Vai trò của lễ tân khách sạn 

Lễ tân khách sạn được coi là bộ mặt tiếp xúc đầu tiên của khách hàng khi đến khách sạn, đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh khách sạn, tạo nên sự hài lòng cho khách hàng.

Lễ tân khách sạn là bộ phận phụ trách tiền sảnh trong khách sạn, có nghĩa vụ đón khách, kiểm tra khách ra vào, cấp chìa khóa, thực hiện các thao tác nghiệp vụ xử lý phòng cho khách. Bên cạnh đó, đây còn là bộ phận tiếp nhận và giải quyết các khiếu nại, phản hồi của khách hàng. 

Công việc chính của một lễ tân khách sạn

Công việc lễ tân khách sạn là một thuật ngữ khá phổ biến hiện nay. Thoáng nghe qua, có không ít người sẽ nghĩ rằng đây là một công việc nhẹ nhàng, đơn giản. Nhưng liệu có đơn giản như suy nghĩ của bạn? Hãy cùng chúng tôi khám phá sự thật. 

   1. Thực hiện check-in

  • Chào khách
  • Hỏi tên khách, xác nhận thông tin đặt phòng và dịch vụ đã đặt. Đối với khách vãng lai, hỏi nhu cầu của họ và giới thiệu những phòng còn trống để họ lựa chọn
  • Hỏi mượn CMT (với khách nội địa), hộ chiếu (với khách nước ngoài) và làm thủ tục nhận tiền đặt cọc, thanh toán
  • Hướng dẫn khách hoàn thành mẫu đăng ký xác nhận lưu trú tại khách sạn
  • Thông báo với khách thời gian ăn sáng, cũng như các dịch vụ của khách sạn như: đặt tour, thuê xe…
  • Giao chìa khóa cho Bellman dẫn khách lên nhận phòng
  • Sắp xếp CMT, hộ chiếu theo đúng thứ tự với phòng của khách để tránh nhầm lẫn và thất lạc
  • Khai báo thông tin tạm trú và hoàn tất hồ sơ của khách

Xem thêm: Quy trình check-in cho khách mà lễ tân nào cũng cần phải nắm rõ

   2. Tư vấn khách hàng các gói dịch vụ

  • Up-selling: Tư vấn, khuyến khích khách nâng cấp hạng phòng
  • Tư vấn, giới thiệu khách sử dụng các dịch vụ của khách sạn: nhà hàng, spa, gym, karaoke…
  • Giới thiệu dịch vụ của các đối tác liên kết: thuê xe, đặt tour, mua vé tham quan…

   3. Phục vụ khách trong thời gian lưu trú

  • Cung cấp những thông tin khách cần: sự kiện, các điểm tham quan tại địa phương, số điện thoại của khách sạn…
  • Xử lý các cuộc gọi đến và đi của khách
  • Bảo quản tư trang, đồ đạc cho khách
  • Phối hợp với các bộ phận xử lý các phàn nàn, khiếu nại của khách
  • Nhận báo thức khách theo yêu cầu
  • Hỗ trợ khách đặt vé máy bay, tàu hỏa…

    4. Thực hiện quy trình check-out

  • Nhận lại chìa khóa, thẻ từ vào phòng
  • Liên hệ bộ phận buồng phòng kiểm tra phòng khách đã sử dụng: sử dụng minibar, tình trạng của các thiết bị, tiện nghi…
  • Trong thời gian chờ bộ phận buồng phòng kiểm tra, tranh thủ hỏi thăm cảm nhận của khách về dịch vụ của khách sạn, và xin review
  • Xác nhận lại với khách những dịch vụ mà họ đã sử dụng trong thời gian lưu trú tại khách sạn
  • Thông báo số tiền mà khách cần thanh toán. Giải quyết nếu có tranh cãi
  • Thực hiện thanh toán cho khách bằng tiền mặt hoặc thẻ tín dụng, và in biên lai cho khách
  • Trả lại CMT, hộ chiếu cho khách
  • Chào khách ra về

    5. Các công việc khác

  • Sau khi check-out xong, thực hiện: cập nhật tình trạng phòng, lưu hồ sơ khách hàng
  • Thực hiện quy trình giao ca cho nhân viên khác
  • Tham gia các cuộc họp của bộ phận
  • Tham gia các khóa training, đào tạo
  • Hướng dẫn nhân viên mới
  • Thực hiện các yêu cầu khác của cấp trên

Những yêu cầu đối với một lễ tân khách sạn

Có quá nhiều thuận lợi để phát triển ngành khách sạn và trở thành nhân viên lễ tân khách sạn là sự lựa chọn của số đông người trẻ trong giai đoạn hiện nay. Nhưng không thể vì thế mà chúng ta được phép “nghi ngờ” về chất lượng của chuyên ngành này. 

Yêu cầu đối với một lễ tân khách sạn hiện nay là khó hay dễ
Yêu cầu đối với một lễ tân khách sạn hiện nay là khó hay dễ

Bởi để được trở thành những nhân viên lễ tân khách sạn thực thụ, họ đã phải tuân thủ rất nhiều nguyên tắc, cũng phải trải qua những cuộc cạnh tranh để được chọn lọc. 

   1. Yêu cầu trình độ

Để trở thành một nhân viên lễ tân khách sạn, dù muốn hay không bạn cũng phải am hiểu các nghiệp vụ, như: đặt phòng, check-in, check-out, xử lý phàn nàn của khách…

Bên cạnh đó, bạn cũng nên tự bổ sung cho mình vốn kiến thức chuyên ngành, như: một số lễ nghi, phong tục tập quán, tâm lý khách của một số quốc gia…

   2. Sức khỏe, ngoại hình

Đây là bộ phận đầu tiên tiếp xúc trực tiếp, tạo ấn tượng với khách hàng. Vì vậy, nếu nhân viên có ngoại hình ưa nhìn thì sẽ dễ dàng hơn trong việc tạo dựng hình ảnh, thiện cảm với khách hàng. Vị trí này không dành cho những người dị dạng, khuyết tật.

Song song với đó, trang phục của nhân viên luôn phải gọn gàng, sạch sẽ, đúng quy định. Tác phong nhanh nhẹn, năng động. Sức khỏe tốt để luôn đáp ứng được cường độ công việc. 

   3. Kỹ năng giao tiếp

Thường xuyên phải giao tiếp với khách hàng, đòi hỏi lễ tân khách sạn nhất định phải có kỹ năng giao tiếp, đây là yếu tố vô cùng quan trọng đối với vị trí này. 

Khuôn mặt của bạn luôn phải thật rạng ngời, luôn mỉm cười khi giao tiếp với khách hàng. Ngay cả khi bạn đang cực kỳ khó chịu với những lời than phiền của khách hàng, nhưng bạn không được phép gắt gỏng, phải vui vẻ, nhẹ nhàng, kiên trì giải đáp cho họ.

Và bạn phải sẵn sàng lắng nghe khi khách hàng có nhu cầu trò chuyện, thắc mắc về vấn đề nào đó dù câu chuyện ấy rất nhàm chán. 

  4. Yêu cầu về ngoại ngữ, tin học

Làm việc trong môi trường khách sạn, đặc biệt là với những khách sạn sang trọng, cao cấp, lễ tân chắc chắn sẽ phải tiếp xúc với nhiều khách quốc tế. Vậy nên đòi hỏi bạn cần phải có vốn ngoại ngữ nhất định, đặc biệt là kỹ năng nghe và nói. 

Đi đôi với ngoại ngữ là những yêu cầu về tin học văn phòng. Có rất nhiều công việc liên quan đến sử dụng đến máy vi tính như: đặt phòng, tra cứu thông tin cho khách hàng,… Vì vậy nhất định bạn phải thành thạo tin học.

  5. Chủ động giải quyết vấn đề

Sẽ không sai khi nói rằng, lễ tân là bộ phận “đầu mối” thông tin, trực tiếp tiếp nhận mọi phản hồi của khách hàng. Vì vậy nên nhân viên lễ tân khách sạn nhất định phải có kỹ năng tự giải quyết các vấn đề cần thiết. 

Đây có thể là một kỹ năng khó, nhưng nếu muốn trở thành một nhân viên lễ tân khách sạn thì bắt buộc bạn phải tập thích nghi và phát triển mỗi ngày. 

Xem thêm: Điều gì lễ tân khách sạn cần thuộc làu khi làm việc mỗi ngày

Hi vọng bài viết sẽ trở thành một kênh thông tin bổ ích giúp mọi người dễ dàng hơn trong việc định hình và phát triển công việc của mình.